00:00:00: Genieße es immer wenn tatsächlich mehr Gäste kommen und zwar sieht Ihr Schreibtisch ordentlich aus ist einfach ganz einfach es gibt kein Papier mehr und damit kann auch nichts mehr rumliegen.

00:00:11: W'ASAP wissen was geht mit dem Podcast der ASAP.

00:00:18: Mein Name ist Ebru Kahraman und gemeinsam sprechen wir über alles was aber bewegt.

00:00:24: E-Mails Cloud-Anwendungen und Online-Bewerbungen der Büroalltag wird zunehmend digitalisierten kein Wunder also dass das papierlose Büro seit einigen Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnt,

00:00:37: welche Vorteile das papierlose Büro hat.

00:00:39: Die er sein ganz persönliches papierlose Büro lebt darüber unterhalte ich mich heute mit Robert Werner CIO am Standort Ingolstadt Hallo Herr Werner Hallo Ramon.

00:00:50: Gleich zu Beginn muss ich mich outen ich sitze hier mit einem Blatt Papier.

00:00:55: Was entgegnen sie Menschen die sagen das Papier einfacher in der Handhabung ist gar nichts also Papier ist seit Jahrtausenden im Gebrauch und.

00:01:06: Ist ja auch einfach in der Handhabung Ja und,

00:01:10: es funktioniert fast immer es muss kein Akku aufgeladen werden also die Handhabung ist definitiv einfach und es spricht einfach fürs Papier,

00:01:17: welche Vorteile sehen sie aber im papierlosen Arbeiten für mich ist der größte benefit immer alles dabei zu haben digitalisierte Dokumente habe ich immer dabei ich konnte immer drauf zugreifen egal wo ich bin,

00:01:29: und vor allem können so Abläufe auch automatisiert werden auf verschiedene Standorte verteilt werden und das ist der große Benni,

00:01:37: ich kann zu Hause arbeiten ich kann im Büro arbeiten ich kann,

00:01:41: zur Not auch mal unterwegs irgendwo schnell anhalten und Dinge notieren nachschauen,

00:01:48: nachschlagen rekapitulieren ich bin nicht mehr angewiesen drauf irgendwo in irgendwelchen Leitz-Ordner noch irgendwas zu suchen und den irgendwelche Notiz Blöcken,

00:01:58: und da bin ich sehr sehr happy darüber wird sie das digitale Büro erspart auch viel Zeit und vor allem viel lästiges Suchen ich hasse suchen.

00:02:07: Wenn kein Druck dahinter steht so meine Erfahrung verändert sich in den meisten Fällen etwas nur sehr wenig oder nur sehr langsam Corona hat dir doch einiges beschleunigt sind sie das auch in Sachen Umdenken was die Digitalisierung im Büro betreff,

00:02:21: ja auf alle Fälle also wir haben ja in den letzten Wochen jetzt insbesondere das mobile Arbeiten intensiv kennenlernen dürfen.

00:02:28: Und viele viele Austausch von Dokumenten ist.

00:02:32: Mit normalem Papier Immobilien arbeiten gar nicht mehr möglich also da ist einfach der Zwang zum papierlosen arbeiten vielmehr da und das wird auch soweit ich das hier sehr intensiv genutzt,

00:02:43: können Sie konkrete Beispiele nennen an welchen Prozessen Sie diese dieses Umdenken aussehen,

00:02:48: ja also z.b. werden viele Dokumente wo früher noch Zettel hin und her gereicht worden sind gescannt Alternativen gesucht wie es über Systeme abzuwickeln ist,

00:02:59: eröffnet das da sind gerade jetzt so in im Panini zeiten finde ich die Kollegen sehr erfinderisch was das angeht.

00:03:07: Welche Fehler kann man bei der Umstellung auf das papierlose Büro machen oder ihrer Meinung nach auf was sollte man da achten,

00:03:14: also ein viele sicherlich nur halbherzig umzustellen die Hälfte irgendwie Papierlos digital zu haben.

00:03:20: Die die andere Hälfte noch irgendwelche Zettel die irgendwo verteilt sind also entweder möchte ich um,

00:03:26: entweder ganz oder gar nicht weil sonst funktioniert am Ende des Tages nicht.

00:03:31: Und was sollte sicher sein mal drauf achten dass man nicht einfach nur ein Papier substituiert also sprich ein,

00:03:38: Pierce kennt und dann auf dem gescannten Papier weiter kritzelt sondern des tatilya home Prozesse einzubinden und natürlich was sehr wichtig ist auch einfach noch unkomplizierten to suchen,

00:03:51: wenn ich zwanzig Chicks machen muss um irgendwie ein Papierlos ist Dokument zu bearbeiten dann ist es meistens schon in über.

00:03:59: Also würden Sie sagen dass der Prozess wie schnell auch sowas umgestellt werden kann und wie sehr das auch angenommen wird von Mitarbeitern oder Kollegen eben dass das einfach von mit dem einfachen Handling auch zusammenhängt,

00:04:13: ja absolut also es muss einfach schnell unkompliziert Smart sein nur dann funktioniert auch wirklich,

00:04:19: in den meisten Unternehmen läuft bereits ein großer Teil der Kommunikation digital ab denn noch herrscht in vielen Bereichen noch Zettelwirtschaft,

00:04:27: was macht das ihrer Meinung nach so schwierig ganzheitlich auf Papier zu verzichten.

00:04:31: Na gut also auf dein seid ihr lieb ich immer wieder es gibt rechtliche Vorgaben wo einfach Unterschrift der Tinte drunter sein muss.

00:04:39: Arbeitsverträge kann man einfach nicht digital signieren funktioniert bei den rechtlichen Vorgaben heute noch nicht.

00:04:46: Das andere ist sicherlich ein Thema wo musst auch meine persönliche Note GTA ist aber eine.

00:04:53: Glückwunschkarte zum Geburtstag digital irgendwie zumachen fühlt sich für mich immer noch ein bisschen komisch an auch Weihnachtsgrüße schreibe ich lieber noch.

00:05:02: Ganz klassisch analog auf Papier weil es einfach ne andere persönliche Note,

00:05:06: also würden Sie sagen dass die analoge Kommunikation beziehungsweise in Teilbereichen die Kommunikation über.

00:05:13: Persönlicher ist es ist zumindest was besonderes und ich glaube das macht Sinn der Stelle danach aus konkret auf ASAP bezogen an welchen Stellen gelingt die Umstellung problemlos und wo würden sie sich noch mehr fort.

00:05:25: Ja wir haben glaube ich auch in den vergangenen Jahren beim schon relativ früh begonnen Prozesse umzustellen auf.

00:05:31: Papierlose Nerf Betrieb wenn ich denke früher z.b. der ganze rechnungsdurchlauf,

00:05:40: wo Rechnungen abgestempelt wurden aufgezeichnet wurden von einem Einkaufskosten zum anderen weitergereicht wurden das Hammer mittlerweile glaube ich sehr sehr gut digitalisiert mit dem JobRouter,

00:05:52: auch z.b. Urlaubsanträge über PC stellen,

00:05:56: die ganze Zeit Wirtschaft z.b. alles in im PC erfassen also damals schon sehr viel gekonnt und am Ende des Tages auch z.b. unser personalverwaltungssystem Rex ist auch ein guter belegte für das war,

00:06:11: sehr gut auch Papierlos arbeiten kann und nicht Berge von Bewerbungsmappen Änderung gereicht werden müssen.

00:06:19: Gibt es denn noch Bereiche wo sie denken ok da könnten wir noch ein bisschen besser werden und digitaler vor allen Dingen es gibt immer noch irgendwie ein paar Zettel die nicht totzukriegen sind,

00:06:28: ja z.b. so der der Antrag auf Sonderzuwendungen auch der wandert noch immer so ein Papier vorm rum also Pause Kleinigkeiten kommt man noch nachlegen aber ja wir sind schon auf dem ganz guten Weg,

00:06:40: würden Sie sagen dass das Thema papierloses Büro vielleicht auch ein Generation Thema ist

00:06:45: nein also ich denke mal dass eher die jüngere Generation sich vielleicht noch einfacher

00:06:51: mit den ganzen digitalen Möglichkeiten tut ja ich bin jetzt sicher nicht der Aller Jüngste aber wenn es bei mir funktioniert funktioniert bei allen anderen auch,

00:07:01: auf einer Skala von 1 bis 10 wobei 1 das absolut analoge Büro darstellt wie nah sind sie persönlich dem absolut papierlosen Büro,

00:07:10: sie wird dann einen neuen wählen also in meinem Büro gibt's,

00:07:13: noch ein paar Post-Its wenn man wirklich ganz ganz schnell mal irgendwo was drauf malen muss ansonsten ist eigentlich schon ja alles papierverband aus dem Büro,

00:07:24: und ich genieße es immer wenn tazeleme Gäste kommen und sagen war sie dir Schreibtisch ordentlich aus ist einfach ganz einfach es gibt kein Papier mehr und damit kann auch nichts mehr rumliegen.

00:07:34: Woher nehmen sie die Ideen wie Sie vielleicht ihren Alltag auch papierlose gestalten können also wir haben ja ein gewisses Händchen für digitale Medien und neue Tools.

00:07:44: Als ich war jemand der früher sehr gern mit mit Papier gearbeitet hat ich habe ganze Bücher an Notizen gesammelt.

00:07:54: Und hatte eigentlich immer das Problem dass ich mir zwar alles aufgeschrieben habe,

00:07:57: das sind aber dann nicht finden konnte weil es in irgendeinem Notizblock vergraben war irgendwo der Zettel lag wo ich gerade nicht war wo ich Unterlagen da nicht dabei hatte.

00:08:08: Und da deshalb mich dann das war meine Triebfeder,

00:08:12: ins digitale letztendlich zu gehen und ja heute habe ich auf dem auf dem iPad alle Unterlagen dabei ich komme immer zu Notizen machen,

00:08:21: und die schöne ist das iPad findet es auch für mich das ist glaube ich so der größte benefit ich muss nicht mehr suchen.

00:08:28: Sie haben's ja jetzt schon ein bisschen angerissen uns interessiert natürlich auch ihr persönlicher Workflow also sowohl privat als auch Geschäft.

00:08:36: Wie sieht der aus und auf welche Tools könnten sie heute nicht mehr 40.

00:08:40: Ja also geschäftlich haben wir vorhin schon so bisschen angerissen natürlich die ganzen Tools die war heute etabliert haben mit dem wir Papierlos arbeiten,

00:08:48: wir sind auch richtig effizient weil dort die Prozesse auch konsequent digitalisiert worden sei es wie gesagt pit JobRouter Rex.

00:08:59: Und privat und auch natürlich zum Teil im Geschäft bin ich einfach der Fan vom iPad weil das dort einfach so,

00:09:08: unkompliziert und intuitives digital Notizen zu machen auf irgendwelchen PDFs rum zu Skrupeln Dokumente zu unterzeichnen,

00:09:21: das macht richtig Spaß und das richtig unkompliziert und damit auch richtig hilfreich sprachen gerade jetzt vom iPad welche Apps nutzen Sie hier konkret,

00:09:30: also mein Favorite ist nach wie vor goodnotes das ist aber ein bisschen Geschmackssache es ich glaube es gibt da andere gute Apps die man da sehr gut nutzen kann irgendwann landet man mal bei einem Favoriten und den nutzt man dann,

00:09:43: mit allen Facetten die gehen und wo wollen sie sich die Inspiration oder einfach das wissen welche Tools jetzt geeignet werden und welche sie ausprobieren möchten,

00:09:53: ja ich gucke natürlich ein bisschen links und rechts was du die Kollegen machen was meine Kinder auch machen auf die bringen viele Ideen mit.

00:10:00: Insbesondere wird es dir auch z.b. an der Uni im Vorlesungsbetrieb genutzt werden.

00:10:08: Und natürlich bin ich auch ein Mensch der immer gerne mal was ausprobiert also das heißt learning by doing try and arrow und da findet man schon die Dinge die am besten funktionieren.

00:10:18: Jetzt vielleicht auch für die Zuhörer die sich noch nicht so ganz wohlfühle mit dem Gedanken alles auf digital umzustellen wie lange hat es für sie gedauert sich wirklich auf diese neuen Tools einzulassen und diese auch zu beherrschen.

00:10:31: Also so wie vorhin schon gesagt habe ich glaube der größte Fehler ist deshalb hat sie zu machen und muss es entweder ganz oder gar nicht zumachen und insofern ging die Umstellung relativ schnell.

00:10:41: Dauert ein paar Tage bis man sich an ein paar Dinge im digitalen Raum gewöhnt.

00:10:48: Und dann geht es relativ flott wo muss sie ein bisschen organisieren wie wir Daten vielleicht auch.

00:10:54: Richtig sortiert speichert wie man mit mit iPad umgeht,

00:10:59: aber das Leben alles relativ schnell und intuitiv also es ist eher eine Sache von Tagen als von Monaten.

00:11:09: Ich hätte gerne noch ein paar praktische Tipps wie strukturieren Sie sich in Ihrem digitalen Büro,

00:11:15: gar nicht klingt jetzt lustig aber wenn wir heute mal guck dieser mal wie sich,

00:11:24: z.b. mit Google die Welt verändert hat kein Mensch würde heute noch auf die Idee kommen in einem Telefonbuch nach nach alphabetischer Reihenfolge oder irgendwelchen Kategorien irgendwas zu suchen.

00:11:38: Suchfunktion in funktionieren heute viel besser als wir noch irgendwas suchen können.

00:11:44: Und von da ist meine persönliche Erfahrung alles in großen Topf die Maschine suchen lassen die findet besser wie ich und es schneller dabei.

00:11:51: Es soll ja Menschen geben die ihre Passwörter in ein Notizbuch eintragen oder aber immer das gleiche verwenden,

00:11:58: wie könnte man es besser machen ja also ich empfehle grundsätzlich die Verwendung von einem Passwort Tresor in meiner gibt es verschiedene Tools.

00:12:09: Ich bin dabei bei KeePass let's sind die zu Hause das wäre auch als Unternehmen zur Verfügung stellen.

00:12:16: Ja und es wird gar nicht mehr gehen die Zeiten sind glaube ich vorbei wo man ein Passwort für alles verwenden konnte und er wollte ja.

00:12:25: Und mittlerweile glaube ich heut jeder zig Passwörter ich glaube ich habe sogar wenn man es zählen würde ein paar hundert ja.

00:12:34: Und das geht ohne seinem Passwortmanager mittlerweile gar nicht mehr also auch sehr praktisch und auch wo muss ich viel überlegen dabei einmal das große Ganze.

00:12:45: Wie ist Ihrer Meinung nach Deutschland in Sachen Digitalisierung aufgestellt so ein bisschen rückständig sind also gerade auch was Verwaltungsprozesse angeht was,

00:12:58: Kommunen angeht ich musste vor ein paar Wochen ein neues Führungszeugnis z.b. beantragen oder wenn man neuen Ausweis braucht solche Dinge.

00:13:08: Funktioniert heute vieles immer noch einfach aufs Amt laufen.

00:13:13: Zahlen am besten mit Bargeld in die Kasse einzahlen irgendwelche Anträge dort ausfüllen vielleicht gibt schon irgendwie ein Tablet wo man,

00:13:22: digital unterscheiden kann aber das ist in meinen Augen in vielen Bereichen heute noch sehr sehr rückständig also.

00:13:30: Erlebe ich auch aus anderen Ländern wo heute vieles von der Verwaltung total digitalisiert ist wo man,

00:13:38: keine Ahnung die Geburtsurkunde digital beantragen kann das immer leider noch ein ganzes Stück weg und ich glaube da können wir uns auch wenn man da mal ein bisschen über den Zaun guckt eine gute Scheibe was abschneiden.

00:13:49: Also ihre ganz persönliche Meinung warum glauben Sie denn dass das vielleicht in Deutschland.

00:13:54: Schwieriger ist mit den digitalen Prozessen oder warum wir hier vielleicht auch ein bisschen hinterherhinken ich glaube wir tun uns vor allem auch immer mit den rechtlichen Rahmenbedingungen einfach zu schwer am Ende des Tages.

00:14:05: Gilt immer nur in der in der Unterschrift mit Tinte auf dem Papier als fälschungssicher.

00:14:10: Da kommen sicher drüber diskutieren ja und alles andere erzeugt ihr Berührungsängste und.

00:14:17: Du brauchst einfach vieles aber auch Erfahrung Erfahrung auch bei den Menschen die.

00:14:23: Da die Entscheidungen treffen die die werteprozesse für die Zukunft gestalten und ich glaube dann es wird sich auf alle Fälle durchsetzen.

00:14:32: Aus meiner persönlichen Erfahrung heraus macht das Arbeiten in einem digitalen Büro

00:14:37: also was das Ganze erschwert ist es wenn andere Personen also der der Kollegen gereist oder einzelne Mitarbeiter vielleicht nicht ganz so digital unterwegs sind wie gehen Sie hier mit der Diskrepanz um also wie kann man gemeinsam arbeiten wenn nicht jeder quasi die gleichen,

00:14:52: das gleiche Werkzeug.

00:14:54: Ja einfach die Kollegen mitnehmen also sollen wir wir wir haben schon immer versucht dieser meine Mitarbeiter für für ASAP zu begeistern für die.

00:15:03: Dinge die wir tun auch letztendlich für unsere Arbeitswelt wir haben entsprechende Gebäude dafür geschaffen und wir haben auch z.b.

00:15:12: Entsprechende Arbeitsplätze ausgestattet und so werden wir auch erstmal zukünftig denke ich noch etliche sehen an digitalen Tools,

00:15:21: die immer smarte werden die immer sympathischer werden die sich immer besser eignen dass man immer mehr Menschen da auch mitnehmen kann.

00:15:30: Und dann denke ich wird auch so mit der Diskrepanz zwischen dem ein oder anderen vielleicht auch weniger.

00:15:40: Mein bestes Beispiel ist immer mein Schwiegervater der ist jetzt 86.

00:15:45: Mit dem Kamm aber problemlos skypen FaceTime wenn.

00:15:51: Und ist es immer wenn wenn mein Schwiegervater mit 86 das hinkriegt ich wüsste nicht wer im Unternehmen das nicht hinkriegen sollte.

00:16:01: Auch ein bisschen ob er hat sie es auch selber beigebracht hat also es gehört immer so ein bisschen die Neugier dazu die Interesse was Neues auszuprobieren und dann kommt man doch schon hin.

00:16:11: Was meint sie wenn wir irgendwann auf Papier gänzlich verzichten können ich bin überzeugt davon das wird ja zu 99% kommen.

00:16:21: Es wird vielleicht noch in Bereichen bleiben wo es wirklich was besonderes ist was außergewöhnliches was vielleicht auch.

00:16:30: Zu wie antike Möbel irgendwie was schönes sein soll aber ansonsten wird sich schon allein aufgrund der sich veränderten Arbeitswelt und der Mobilität in der Arbeitswelt die damit einhergeht.

00:16:43: Das Thema Digitalisierung papierloses Büro durchsetzen,

00:16:49: papierlose Büro vielen Dank Herr Werner dass wir uns gezeigt haben wie wir diesem Ziel ein Stück weit näher kommen können uns künftig noch weniger Papier gibt und noch weniger eine Papiertonne steck,

00:17:03: euch hat unser Podcast gefallen empfiehlt uns gerne weiter und wenn ihr auch die kommenden Folgen nicht verpassen wollt abonniert uns am besten in diesem Sinne wir hören uns mach's gut.

00:17:14: Music.